Asambleas de propiedad horizontal: el trabajo comienza después de la reunión
En Colombia, los edificios y conjuntos residenciales deben realizar anualmente su asamblea general ordinaria, conforme a los reglamentos de propiedad horizontal y la Ley 675 de 2001. Sin embargo, muchos copropietarios y administradores creen erróneamente que, al cumplirse este requisito formal, no es necesario adelantar trámites posteriores para dar viabilidad administrativa a la persona jurídica.
La realidad es que, una vez terminada la asamblea, se inicia un nuevo periodo que requiere organización, experiencia y socialización adecuada. A continuación, detallamos los 10 pasos fundamentales que deben seguirse después de la reunión ordinaria.
1. Elaboración y firma del acta
El primer paso consiste en elaborar el acta de asamblea, la cual debe ser firmada por el secretario y el presidente de la reunión. El contenido de este documento debe cumplir estrictamente con los requisitos exigidos en el artículo 47 de la Ley 675/01, incluyendo todos los puntos discutidos y aprobados por los propietarios.
2. Verificación por comisión
La comisión verificadora designada debe conceptuar que lo transcrito en el acta corresponde fielmente a lo aprobado por los copropietarios durante la asamblea. Esta validación es crucial para evitar futuras impugnaciones o conflictos legales.
3. Publicidad del acta
El administrador tiene la obligación de realizar la publicidad del contenido del acta tanto a propietarios como a residentes. Esta publicación debe efectuarse dentro de los 20 días hábiles siguientes a la realización de la asamblea presencial, o dentro de los 10 días siguientes cuando se trate de reuniones no presenciales.
Es importante recordar que el Decreto 768 de 2025 otorgó facultades a la Policía Nacional para imponer sanciones a los administradores que no entreguen dichos documentos cuando les sean solicitados. Las multas pueden alcanzar hasta 16 salarios mínimos diarios legales vigentes (SMDLV).
4. Transición entre consejos
Es conveniente que se reúnan el consejo saliente y el consejo recién nombrado en la asamblea, con el fin de coordinar las políticas de auditoría vigentes y revisar los proyectos pendientes que deben ser supervisados. Muchas veces, por controversias personales, no se realiza este encuentro, poniendo en riesgo la función de control de la persona jurídica.
5. Nombramiento de dignidades y programación
Dentro del nuevo consejo de administración, se debe realizar una reunión específica para el nombramiento de dignidades como presidente, secretario y administrador. Además, es fundamental establecer una programación clara de reuniones a lo largo del periodo administrativo.
6. Políticas de control y medición
En la misma reunión, se deben elaborar las políticas de control de la persona jurídica y establecer las mediciones sobre el cumplimiento de los procesos por parte del administrador. Esto garantiza transparencia y eficiencia en la gestión.
7. Inscripción ante autoridades
Se debe realizar la inscripción ante la alcaldía o ante el órgano delegado para ello, tanto de la administración como de la persona jurídica de la propiedad. Sin la actualización de este documento, la representatividad ante terceros puede verse seriamente afectada, limitando la capacidad legal de la copropiedad.
8. Socialización de expensas
Es fundamental socializar las expensas de administración correspondientes a cada unidad privada y el sistema de recaudo establecido. La claridad en este aspecto previene conflictos económicos entre copropietarios.
9. Comunicación de actos administrativos
Se debe determinar la forma de socialización y comunicación de los actos administrativos y de control que adopte el consejo de administración. Un protocolo claro asegura que todos los residentes estén informados sobre las decisiones que les afectan.
10. Revisión de impugnaciones
Transcurridos dos meses desde la asamblea, se recomienda revisar en la página web de la Rama Judicial si existe algún proceso de impugnación sobre las decisiones tomadas en la copropiedad. Esta verificación proactiva permite abordar posibles conflictos legales a tiempo.
Como puede analizarse, al terminar la asamblea ordinaria no finaliza un periodo, sino que inicia uno nuevo que debe desarrollarse con mayor organización, experiencia y socialización. Estos 10 pasos constituyen la base para una adecuada convivencia en propiedad horizontal, garantizando tanto el cumplimiento legal como la armonía entre los residentes.
